KMUs und die Projektmanagement-Falle

Während in grossen Unternehmungen regelmässig IT-Projekte mit zweistelligen Millionenbudget veranschlagt werden und sich eine gut bestückte IT-Abteilung um ein professionelles Projektmanagement kümmert, überschneiden sich bei KMUs die Aufgaben und Funktionen für das Projektmanagement sehr schnell. Dabei konzentrieren sich viele Aufgaben in einer Person, die sich gleichzeitig folgende Fragen stellen muss: Wer entscheidet über die langfristige IT-Strategie, wer entscheidet über die mittelfristigen Plangrössen, wer gibt den Auftrag für die kurzfristigen Massnahmen und wer kontrolliert, ob die Ziele eingehalten werden?

Heterogene IT-Landschaften im Zeitalter des Cloudcomputings

Das Prinzip ähnelt sehr stark den Terminals, die den älteren Hasen seit geraumer Zeit bekannt sind: Datenverarbeitung geschieht nicht lokal, sondern entfernt. Aber leider reichen meist Tastatur, Bildschirm und Netzwerkanbindung nicht mehr aus, um den vielfältigen Aufgabestellungen der IT im 21. Jahrhundert gerecht zu werden. Denn die Benutzer generieren nur schon für tägliche Aufgaben wie Research und Präsentationsgestaltung Unmengen an Daten und benötigen dafür ziemlich viel Rechenleistung. Hinzu kommt, dass immer mehr partikuläre Aufgaben mit dem Computer gelöst werden. Jedes mittlere Unternehmen beschäftigt ein Paar GrafikerInnen und sonstige SpezialistInnen, deren Ansprüche sich nicht vernünftig mit einer homogenen IT-Landschaft vereinbaren lassen – insbesondere dann nicht, wenn der IT-Landschaft eine Strategie vorausgeht. Chaotische Systeme mögen damit besser umgehen können, aber sobald man einen gewissen Standardisierungsgrad der Prozesse erreicht hat, wird der Aufwand zu gross. Deshalb stellt sich die Frage, wo und wie man sinnvollerweise homogenisiert.

Cloudcomputing

Auf der Ebene des Benutzers macht es bis zum heutigen Datum wenig Sinn, von einer Fat-Client-Struktur abzukommen. Die Netzwerkleistung ist nach wie vor viel zu tief, um bei gewissen Leistungsansprüchen virtuelle Instanzen von gängigen Betriebssystemen (insbesondere dem de facto Standard Windows) über Thin-Clients zur Verfügung zu stellen. Denn nur schon das einfache Surfen auf Seiten mit vielen Flash-Inhalten wird zur Geduldsprobe. Wenn dann noch rechenintensivere oder multimedialastige Programme zur Anwendung kommen, wird das Tempo unerträglich (oder die Kosten einer leistungsgerechten Netzwerkanbindung übersteigen die Einsparungen der Virtualisierung und Zentralisierung). Deshalb sollte ein Mittelweg gewählt werden, der durch das Aufkommen von Private und Public Cloud Lösungen immer attraktiver wird. Denn ein vollständiges Outsourcing der strategischen Lösungen können, wollen und sollten sich die meisten Unternehmen nicht leisten. Periphere Software as a Service Lösungen können bedenkenlos eingesetzt werden, müssen jedoch kostenmässig Vorteile bringen.

Die Chancen der Cloud liegen ganz klar in der Flexibilisierung des Zugangs und dem Wegfall der Softwareverteilung. Jedoch sollte hier darauf Wert gelegt werden, die Kräfte zu konzentrieren und nur die zentralen und supportintensivsten Aufgaben durch Cloudsolutions abzudecken. Oft läuft man Gefahr, die Entwicklungskosten solcher Lösungen zu unterschätzen und die zusätzlichen Aufwände für Security, Netzwerkkapazität und Ähnliches zu unterschätzen. Cloudsolutions müssen strategische Bedeutung für das Unternehmen haben, entsprechend finanziell und personell ausgestattet sein, damit sie funktionieren. Es hört sich beinahe schon wie eine Binsenwahrheit an, aber diese Projekte scheitern nicht zuletzt daran, dass man die neue Technik in ihrer Komplexität und Konsequenz unterschätzt.

Migriert werden zuerst die Köpfe

Der Entscheid ist gefällt. Wir migrieren. Sei es die neue Version des selben Programms oder von Exchange zu Domino und vom Internet Explorer zum Firefox. Doch die User haben kein Verständnis. Egal ob die Entscheidung vom Verwaltungsratspräsident oder dem Chef der Informatik kommt.

Der Entscheid ist gefällt. Wir migrieren. Sei es die neue Version des selben Programms oder zu einem anderen Anbieter. Doch die UserInnen haben kein Verständnis. Egal ob die Entscheidung vom Verwaltungsrat oder dem/der ChefIn der Informatik kommt.

Deshalb ist es wichtig, die BenutzerInnen bei jedem Projekt von Anfang an im Boot zu haben. Selbst wenn die zu treffenden Entscheidungen ausserhalb der fachlichen Kompetenz liegen. Es geht dabei nicht immer darum die technische beste Lösung zu finden, sondern die Lösung mit der grössten Akzeptanz bei den BenutzerInnen und der einfachsten Integration in die bestehende Organisationsstruktur. Die BenutzerInnen hätten gerne eine eierlegende Wollmilchsau, ohne sich über die organisatorischen Konsequenzen ihrer Wünsche im klaren zu sein.

Wir orientieren uns bei unserer Projektarbeit nicht an starren Meilensteinen, sondern an der Organisation und ihrer sozialen Struktur. Nur so können wir garantieren, dass ihr Projekt ein Erfolg wird.

Handfeste Lösungen für mikro KMU’s

Die meisten Firmen in der Schweiz beschäftigen weniger als zehn Mitarbeitende. Und trotzdem hat jeder enorm hohe Ansprüche und Anforderungen an seinen Arbeitsplatz und die informationstechnischen Mittel, die ihm zu Verfügung gestellt werden. So möchte man 100 % Verfügbarkeit, hohe Performance und natürlich absolute Sicherheit. Um dies zu erfüllen beschäftigen Banken und Versicherungen rund um den Globus eine Armada von bestens ausgebildeten Informatikern – das kostet Millionen.

Die meisten Firmen in der Schweiz beschäftigen weniger als zehn Mitarbeitende. Und trotzdem haben viele enorm hohe Ansprüche und Anforderungen an Arbeitsplatz und informationstechnischen Mittel, die zur Verfügung gestellt werden. Das Ziel sind 100-%ige Verfügbarkeit, hohe Performance und natürlich absolute Sicherheit. Um dies zu erfüllen beschäftigen Banken und Versicherungen rund um den Globus eine Armada von bestens ausgebildeten InformatikerInnen – was Unsummen verschlingt. Im  mikro KMU fehlen meist sowohl die finanziellen Mittel wie auch die Skaleneffekte. Es gibt keine Hochgeschwindigkeitsserver, die nur auf zehn Benutzer ausgelegt sind. Zudem verkauft auch kein Softwareliferant günstige Volumenlizenzen. Deshalb sind KMU gezwungen umzudenken – Keep it simple and stupid.

  • Schmeissen sie ihren stromfressenden Fileserver weg
    Nutzen sie NAS (Network Attached Storage)
  • Mailen sie immernoch über POP
    Nutzen sie zeitgemässe und sichere Cloudlösungen
  • Arbeitet ihr Team mit dem Flipchart
    Nutzen sie neue Werkzeuge wie Wiki’s und Blog’s
  • Lagern sie heikle Themen wie Backup und Sicherheit aus
    das spart Geld und Nerven